مع تزايد التحديات في جذب الموظفين والأحتفاظ بهم، أصبح استبيان الخروج وسيلة لا غنى عنها لتحليل أسباب ترك الموظفين للعمل؛ ولهذا نحن في موقع مُجَرِّبٌ – Mojarib وضحنا ما هو استبيان الخروج، وأهميته، وأنواعه، ثم قدمنا نموذج استبيان الخروج مكتوب، ثم ختمنا المقالة بخطوات إنشاء استبيان خروج ناجح .
ما هو استبيان الخروج (استبيان ترك الموظف للعمل)؟
استبيان الخروج هو أداة تستخدم في نهاية فترة عمل الموظف مع الشركة لجمع آراءه وفهم أسباب مغادرته؛ ويُعدّ هذا النوع من الاستبيانات وسيلة فعّالة لتحديد الأسباب المتكررة لمغادرة الموظفين ولتعلّم الدروس التي تساعد على تقليل معدل دوران الموظفين. ومن خلال هذه الاستبيانات، يمكن للشركات اتخاذ إجراءات لتحسين استراتيجيات التوظيف،و تعزيز ثقافة العمل، وتحسين الممارسات الإدارية، والارتقاء بأسلوب العمل بشكل عام.
واستبيان الخروج يتيح فرصة للحصول على تغذية راجعة صادقة لفهم الأسباب الحقيقية وراء مغادرة الموظف؛ ومن خلال هذه العملية، يمكن للشركة التعرف على تجارب الموظفين المغادرين، سواء الإيجابية أو السلبية، والاستفادة منها لتحسين بيئة العمل. وبالإضافة إلى ذلك، يُفضل أن يُرافق استبيان الخروج مقابلات شخصية مع بعض الموظفين المغادرين لتقديم تحليل أعمق وأكثر دقة لأسباب مغادرتهم الشركة.
مقالة ذات صلة: استبيان رضا الموظفين: ما هو، أهميته، أنواعه، نموذج مكتوب
أهمية استبيانات الخروج؟
توفر استبيانات الخروج ثروة من المعلومات القيمة التي تساعد الشركات على تحسين أدائها. ومن أهم الفوائد التي تقدمها هذه الاستبيانات:
- التعرف على السبب الحقيقي للمغادرة: قد تكشف الاستبيانات عن معلومات جديدة لم تكن معروفة مسبقًا، مثل مشاكل خفية أو تحديات غير متوقعة، مما يساعد الشركة على فهم أعمق للموظفين.
- تقييم أداء فريق الإدارة: قد يشعر الموظفون بالخوف من التعبير عن مخاوفهم أثناء العمل، لكنهم يكونون أكثر صراحة بعد قرارهم بالمغادرة، مما يتيح فرصة لتحسين أساليب الإدارة.
- تعزيز تدريب المدراء: إذا كانت المشكلات مرتبطة بالإدارة، يمكن استخدام هذه المعلومات لتدريب المدراء على استراتيجيات قيادية أفضل وتحسين مهارات التحفيز والتواصل.
- إنهاء العلاقة بطريقة إيجابية: تقديم فرصة للموظفين للتعبير عن آرائهم يُظهر أن الشركة تهتم بآرائهم، وهذا يمكن أن يترك انطباعًا إيجابيًا لدى الموظف ويعزز سمعة الشركة.
- مراجعة الالتزامات القانونية: يمكن للشركة من خلال استبيانات الخروج التأكد من أن الموظف المغادر ملتزم بالاتفاقيات مثل عقود السرية أو حقوق الملكية الفكرية لتجنب أي نزاعات مستقبلية.
- تحسين عمليات التوظيف والتدريب: تكشف استبيانات الخروج عن أوجه القصور في عمليات التوظيف أو الإعداد الأولي للموظفين، مما يسمح للشركة بإجراء تحسينات تُسهّل على الموظفين النجاح في وظائفهم.
- جمع المعلومات بتكلفة منخفضة: إجراء استبيان الخروج لا يتطلب استثمارات كبيرة، لكن النتائج التي يتم جمعها يمكن أن تكون ذات قيمة كبيرة لتحسين العمليات.
- تحديد أساليب فعالة للاحتفاظ بالموظفين: تساعد الاستبيانات على فهم تفضيلات الموظفين وتحديد أسباب مغادرتهم، مثل ضعف الحوافز أو مشاكل بيئة العمل، مما يمكن الشركة من إجراء تحسينات محددة.
مقالة ذات صلة: تقييم الأداء 360 درجة: ما هو، فوائده، نموذج الاستبيان
نموذج استبيان الخروج (استبيان ترك الموظف للعمل) مكتوب
- ما هو السبب الرئيسي لقرارك بمغادرة الشركة؟ (يمكن اختيار أكثر من خيار)
- فرصة وظيفية أفضل
- مشاكل مع بيئة العمل
- عدم الرضا عن الراتب أو المزايا
- نقص فرص التطور المهني
- أسباب شخصية
- أسباب أخرى (يرجى التوضيح): __________
- ما مدى واقعية توقعات المسؤول المباشر منك في رأيك؟
- ممتازة
- جيدة
- متوسطة
- سيئة
- سيئة جدا
- برأيك كيف كانت الأجور في شركتنا مقابل ما تؤديه من عمل؟
- ممتازة
- جيدة
- متوسطة
- سيئة
- سيئة جدا
- كيف تقيم التدريب الذي تلقيته أثناء عملك؟
- ممتاز
- جيد
- متوسط
- مقبول
- ضعيف
- ما مقدار الفرص التي أتيحت لك للنمو المهني في شركتنا؟
- ممتازة
- جيدة
- متوسطة
- مقبولة
- ضعيفة
- هل زملائك الموظفين بينهم روح التعاون لتحقيق الأهداف الخاصة بالشركة؟
- يوجد تعاون كبير جدا
- يوجد تعاون الي حد ما
- تعاون بدرجة متوسطة
- يوجد تعاون بدرجة ضعيفة
- لا يوجد تعاون علي الإطلاق
- كم مرة شعرت أن عملك يحظى بالتقدير والاعتراف من قبل مديرك وزملائك؟
- في معظم الأوقات
- أحيانا
- أبداً
- كيف تصف بيئة العمل بشكل عام؟
- ممتازة
- جيدة
- متوسطة
- ضعيفة
- ضعيفة جداً
- ما مدى سهولة الحفاظ على توازن جيد بين العمل والحياة في هذه الشركة؟
- ممتازة
- جيدة
- متوسطة
- ضعيفة
- ضعيفة جداً
- كيف تقيم علاقتك مع مديرك المباشر؟
- ممتازة
- جيدة
- متوسطة
- ضعيفة
- ضعيفة جداً
- كيف كانت تجربة العمل بشكل عام في هذه الشركة؟
- سيئة للغاية
- سيئة إلى حد ما
- ليست جيدة ولا سيئة
- جيدة إلى حد ما
- جيدة جدًا
- إذا أتيحت لك الفرصة في المستقبل، هل ترغب في الانضمام إلى الشركة مرة أخرى؟
- نعم
- لا
- ما الذي كنت تتمنى أن يكون مختلفًا في الشركة؟ (سؤال مفتوح)
- ما هي النصيحة التي تقدمها لتحسين تجربة الموظفين في المستقبل؟ (سؤال مفتوح)
مقالة ذات صلة: نماذج استبيان جاهزة – الأكثر استخداماً
نصائح لتنفيذ استبيان الخروج من العمل بطريقة صحيحة
1. توضيح الهدف من الاستبيان
عندما تقوم بإرسال استبيان الخروج للموظف المغادر عبر البريد الإلكتروني وأيضاً في بداية الاستبيان، من الضروري توضيح السبب وراء الاستبيان وكيف سيتم استخدام ملاحظاتهم لتحسين العمل في الشركة. وهذا الشرح يعزز الشفافية ويزيد من احتمال استكمالهم للاستبيان، حيث يدركون أن التغذية الراجعة التي سوف يقدموها ذات قيمة وسيتم استخدامها بشكل بنّاء.
2. اختيار التوقيت المناسب
هناك آراء مختلفة حول التوقيت الأمثل لتنفيذ استبيانات الخروج، فالبعض يفضل إجراؤها قبل آخر يوم عمل للموظف لضمان أن تكون الانطباعات ما زالت حديثة وغير متأثرة بوظيفتهم المستقبلية؛ وهذا التوقيت يعزز المشاركة ويزيد من معدلات إكمال الاستبيان.
وإجراء الاستبيان بعد مغادرة الموظف قد يكون له فوائد أخرى؛ حيث يمكن أن يكون الموظف أكثر صراحة لأنه لم يعد يعمل في الشركة، وقد يساعد الوقت المنقضي في تحديد أسباب المغادرة بدقة. ومع ذلك، يُنصح بإجراء الاستبيان قبل المغادرة لضمان اكمال الموظف للاستبيان.
3. ضمان السرية والخصوصية
يجب أن يتسم استبيان الخروج بالسرية، مع توضيح للموظف المغادر أن المعلومات التي يقدمها لن تؤثر عليه بأي شكل، مثل عندما يضع الشركة كمرجع وظيفي في المستقبل. ويمكن أيضًا استخدام أدوات تضمن عدم الكشف عن هوية المشارك لزيادة الصدق والشفافية.
4. طول الاستبيان
يجب أن يكون الاستبيان كافيًا لجمع المعلومات المهمة ولكنه قصير بما يكفي لعدم إرهاق الموظف، ويفضل أن يستغرق الاستبيان حوالي 10 دقائق، مع التركيز على النقاط الرئيسية التي تريد الشركة تحسينها.
5. وضوح الأسئلة وارتباطها بالموضوع
يجب أن تكون الأسئلة مباشرة وواضحة ومصممة بعناية لتعكس تجربة الموظف داخل الشركة، ويمكن تخصيص الاستبيانات بناءً على الوظيفة التي كان يشغلها الموظف للحصول على نتائج أكثر دقة وفعالية.
6. شكر الموظف
لا تنسَ أن تُظهر تقديرك للموظف على جهوده خلال فترة عمله في الشركة، وأن تشكره على تخصيص وقت لمشاركة ملاحظاته القيمة.
مقالة ذات صلة: استبيان تدريب الموظفين: ما هو، اهميته، نموذج مكتوب
خطوات إنشاء استبيان خروج ناجح
الخطوة 1: تحديد الأهداف
ابدأ بتحديد الأهداف الرئيسية للاستبيان بوضوح؛ ويمكن أن تشمل هذه الأهداف فهم أسباب المغادرة، وتقييم تجربة الموظف، وتحديد مجالات للتحسين، أو جمع تغذية راجعة حول الإدارة والمديرين. وتحديد الأهداف يساعدك على تصميم استبيان يلبي احتياجات الشركة.
الخطوة 2: اجعل الاستبيان قصيرًا
اجعل الاستبيان مختصرًا بحيث لا يتجاوز 10 دقائق للإجابة، وقم بالتركيز على القضايا الأساسية لأن ذلك أفضل من طرح أسئلة طويلة قد تثبط المشاركة.
الخطوة 3: اختيار الأسئلة المناسبة
تأكد من أن الأسئلة تسلط الضوء على أسباب المغادرة، وكيف يمكن تحسين بيئة العمل، وتقديم تغذيو راجعة حول الثقافة التنظيمية والإدارة. ويمكن أن تكون الأسئلة مزيجًا بين البيانات الكمية (مثل التقييم من 1 إلى 10) والبيانات النوعية (مثل الأسئلة المفتوحة).
الخطوة 4: استخدام الأدوات المناسبة
أفضل طريقة لإنشاء نموذج استبيان خروج يناسب احتياجاتك هي الإستعانة بمنصتنا “منصة مُجَرِّبٌ – Mojarib ” التي تمكنك من تصميم الاستبيان الذي تريده بكل سهولة، وتخصيص الأسئلة بما يتماشى مع متطلبات عملك وهويتك التجارية. فكل ما عليك فعله هو التسجيل الآن عبر موقعنا والبدء بإنشاء استبيانك ومشاركته مع موظفيك للحصول على آرائهم وملاحظاتهم وتحسين بيئة العمل. فكل ما عليك هو ان تقوم بتجربة خدماتنا اليوم لكي تقوم بتحسين رضا الموظفين!
الخطوة 5: تحليل البيانات
بمجرد جمع عدد كافٍ من الردود، قم بتحليل البيانات لتحديد الأسباب الشائعة، واستعرض نقاط القوة والضعف، وافهم المجالات التي تحتاج إلى تحسين. واسأل نفسك: ما الذي نقدمه الشركة بشكل جيد؟ وما الذي يحتاج إلى التغيير؟ وهل تتوافق هذه النتائج مع تغذية راجعة أخرى تم جمعها؟
الخطوة 6: اتخاذ الإجراءات اللازمة
أخيرًا، اعمل على معالجة التغذية الراجعة التي تم جمعها، وحدد الأولويات بناءً على القضايا الأكثر تأثيرًا، وابدأ بتحسين تلك الجوانب التي من شأنها زيادة رضا الموظفين والحد من مغادرة الموظفين. ولا تتردد في إشراك الموظفين الحاليين لتقديم اقتراحات إضافية للمساعدة في تنفيذ التحسينات.
وباستخدام هذه الخطوات، يمكن أن تصبح استبيانات الخروج أداة قوية لتحسين بيئة العمل وزيادة الاحتفاظ بالمواهب.